En doce segmentos de papel grueso y amarillo por el tiempo se conserva el mapa de una parte de la Gran Colombia. Lleva por título ‘Mapa del Sur de Colombia’ .
La carta, de 2,10 por 1,20 metros, fue realizada en 1830 por dos misiones de cartógrafos en las que Pedro Vicente Maldonado, al parecer formaba parte.Estas delegaciones, que viajaron “a lomo de mula”, dibujaron parte del territorio que hoy pertenece a Venezuela, Colombia, Ecuador y Perú.
Este documento histórico es uno de los 4 000 mapas que tiene la Mapoteca del Ministerio de Relaciones Exteriores. En este lugar se pueden encontrar, por ejemplo, mapas del Fray Juan de Magnium, de 1740; del Padre Juan de Velasco (1789); un mapa de Quito, de Francisco de Requena, de 1779 ; una carta orográfica dibujada por Villavicencio, en 1858, entre otros.
Por el paso del tiempo, muchos mapas se han deteriorado, por lo que son intervenidos en el laboratorio de Restauración del Departamento de Archivo Histórico de la Cancillería.
David Romero, su director, dice que al momento se han restaurado 100 mapas en la primera fase de un proyecto conjunto con el Fonsal. También explica que en la segunda fase se recuperarán otros 100 mapas. Además, se tiene planificado construir un área de exposición en el edificio principal de la Cancillería y un espacio para que los estudiantes e investigadores del país puedan acceder a ellos.
A su vez, el Archivo Histórico ofrece un repositorio en el que se encuentran 6000 libros de documentos protocolarios encuadernados, desde comienzos de la República.
Aquí se pueden encontrar los documentos que Ecuador ha firmado, desde la presidencia de Juan José Flores: decretos, acreditaciones y misivas; por ejemplo, se conservan las cartas de Bolívar dirigidas al Ecuador, acuerdos firmados por Eloy Alfaro, así como misivas autógrafas de Adolfo Hitler y Benito Juárez (1858); estos personajes informaban que asumían el poder en sus naciones. Los documentos se encuentran en un área climatizada, con una humedad relativa de 45 a un 55% y con una temperatura estable de 18 a 21°C.
Estas medidas se toman para evitar que los hongos y ácaros proliferen, además impiden que el papel de los documentos se reseque. El lugar permanece con la luz apagada para evitar que esta opaque a los pigmentos de los documentos del Archivo.
También los digitalizan a un ritmo de 300 páginas por día, en el área de microfilms.
Tanto el Archivo como la Biblioteca de la Cancillería cuentan con un sistema contra incendios que utiliza gas FM 200, el cual apaga cualquier incendio al desplazar al oxígeno.
La Biblioteca atesora un fondo de 12000 ejemplares contemporáneos y 2000 antiguos. Todos los documentos están a disposición del público, previa la presentación de una carta que avale la investigación que se va a realizar. Los estudiantes deben presentar una carta de su universidad o centro educativo.