Imagina que eres una empresa de venta de insumos tecnológicos y contratas a otra empresa de marketing para gestionar tus redes sociales; ellos tendrán acceso a una gran cantidad de datos personales: tus seguidores, tus publicaciones, tus interacciones, tus clientes y potenciales clientes; un Acuerdo de Protección de Datos Personales bien elaborado garantizará que esta empresa utilice tus datos únicamente para los fines acordados, que los proteja de accesos no autorizados y que los elimine cuando ya no sean necesarios. Sin este acuerdo, estarías exponiendo tu información a riesgos innecesarios.
El Acuerdo de Protección de Datos Personales es un contrato que establece las obligaciones legales y técnicas que deben cumplir tanto los Responsables del Tratamiento (las entidades que deciden sobre el uso de los datos personales) como los Encargados del Tratamiento (los proveedores que procesan los datos personales en nombre del Responsable). En este caso, de la empresa de insumos tecnológicos y de la empresa de marketing que establecen en este contrato las condiciones bajo las cuales se puede utilizar la información y protegerse de posibles abusos.
El Artículo 47 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales establece que es obligación del Responsable y Encargado e incluso con el tercero (Art. 4 LOPDP) suscribir contratos de confidencialidad y manejo adecuado de datos personales en el que se establezca de manera clara y precisa que tanto el Encargado del tratamiento de datos personales o el tercero tratarán únicamente los mismos conforme las instrucciones del Responsable y que no los utilizará para finalidades diferentes a las señaladas en el contrato, ni que los transferirá o comunicará ni siquiera para su conservación a otras personas. Y que, una vez que se haya cumplido la prestación contractual, los datos personales deberán ser destruidos o devueltos al responsable.
Conforme señala el artículo 41 del Reglamento a la LOPDP, el contrato debe contener un detalle de las instrucciones encomendadas respecto del tratamiento de datos personales y, al menos, los siguientes aspectos: 1. El objeto; 2. La duración; 3. La naturaleza; 4. La finalidad del tratamiento de los datos; 5. La categoría de los datos personales; 6. Identificar a los titulares de los datos personales tratados; y, 7. Las obligaciones y responsabilidades del encargado.
¿Cuáles son los beneficios de estos acuerdos?
Los Acuerdos de Protección de Datos Personales no solo son importantes desde un punto de vista legal y ético, sino que también son útiles para las operaciones diarias de las Empresas, Organizaciones o Instituciones.
Estos acuerdos también promueven la transparencia y la responsabilidad en el manejo de datos personales, ya que detallan las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales, incluyendo técnicas de cifrado, políticas de acceso restrictivo y procedimientos de auditoría. Al tener estas medidas claramente definidas, se reduce el riesgo de brechas de seguridad y se garantiza la integridad de la información.
El incumplimiento de las normativas de protección de datos personales puede resultar en sanciones administrativas significativas. Por ejemplo, las multas pueden alcanzar hasta el 1% del volumen del negocio, es decir, el ingreso bruto. Además de las sanciones administrativas, las empresas pueden enfrentarse a reclamaciones de indemnización por daños y perjuicios por parte de los individuos cuyos datos han sido comprometidos. Estas indemnizaciones pueden ser cuantiosas y afectar significativamente la estabilidad financiera de la Empresa, Organización o Institución.
Quizás una de las consecuencias más graves al no proteger los datos personales, es la pérdida de reputación; las brechas de seguridad de datos y el mal manejo de la información personal pueden dañar la imagen de la Organización, Institución y de la Empresa de manera irreparable. La pérdida de confianza de los usuarios, clientes y socios puede resultar en la disminución de las ventas y la pérdida de oportunidades comerciales.
En resumen, los Acuerdos de Protección de Datos Personales entre Responsables y Encargados del tratamiento son fundamentales para garantizar la seguridad y la protección de datos personales que manejan las Organizaciones, Instituciones o Empresas. Son una herramienta esencial para proteger los derechos de los individuos, asegurar la responsabilidad y transparencia, y fortalecer la confianza de los clientes.
La falta de estos acuerdos puede tener graves consecuencias legales, financieras y reputacionales para las Organizaciones, Empresas O Instituciones. Por lo tanto, es crucial que se implementen y mantengan acuerdos sólidos de protección de datos personales para mitigar riesgos y cumplir con las normativas vigentes. Y es evidente que son las Instituciones Públicas las más retrasadas en incorporar en sus relaciones con sus Encargados de tratamiento de datos este tipo de acuerdos, por lo que su cumplimiento se vuelve prioritario.
Contar con Acuerdos sólidos de Protección de Datos Personales, puede aumentar la confianza de los clientes, socios comerciales y ciudadanía en general. Las Instituciones, Empresas y Organizaciones que demuestran un compromiso con la seguridad y protección de datos personales son vistas de manera más favorable, lo que puede traducirse en una ventaja competitiva en el mercado.