27 de julio de 2020 16:20

8 consejos para participar en una reunión virtual de trabajo y evitar pasar momentos incómodos

El comportamiento de un trabajador durante una reunión virtual puede influir en su imagen o permanencia en una empresa. Foto: Pexels.

El comportamiento de un trabajador durante una reunión virtual puede influir en su imagen o permanencia en una empresa. Foto: Pexels.

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Priscila Alvarado

Las videollamadas se convirtieron en una herramienta clave de trabajo durante la pandemia. Pero más de un trabajador ha compartido, sin querer, aspectos de su vida personal por no seguir normas básicas que se deben tomar en cuenta cuando se usa este tipo de herramientas.

Conversaciones familiares, escenas de vida cotidiana, trabajadores paseando en piyama o comentarios desatinados quedan grabados y pueden deteriorar la imagen del trabajador frente a sus compañeros y, en algunos casos, difundirse incluso fuera del círculo de la empresa.

Las plataformas digitales como Zoom, Teams, Skype y otras aplicaciones son amigables con los usuarios, pero aún así se pueden cometer errores que hagan pasar un momento incómodo al colaborador o, incluso, afectar su imagen o permanencia en una empresa.

A continuación, EL COMERCIO ofrece una guía de consejos sobre cómo comportarse en reuniones virtuales de trabajo, con base en información proporcionada por Karla Bustos, experta en Talento Humano, y Alejandra Paredes, estratega de comunicación y Branding.

1.Preparación del espacio

Se recomienda escoger un espacio del domicilio en donde no existan distracciones. De preferencia, un cuarto o un despacho. Revisar la iluminación (no estar a contraluz), que no tenga ruido alrededor, sin presencia de mascotas o de la familia.

Si se va a usar un fondo virtual para la reunión se debe seleccionar uno que refleje su carácter profesional. De preferencia, evitar imágenes graciosas o muy personales. Lo recomendable es tener un fondo plano en la gama de grises o blanco.

2.Probar el funcionamiento de las herramientas digitales

Las especialistas aconsejan conectarse de 10 a 15 minutos antes de la reunión para revisar el estado o la configuración del audio y el video que ofrece nuestro equipo hasta el momento de la conexión. Se aconseja, además, ingresar a las reuniones con la cámara y el micrófono apagado.

3.Atender imprevistos

Si conoce que la reunión tomará más de una o dos horas, lo ideal es atender asuntos pendientes. Esto es: desayunar y/o almorzar, ir al baño y, en el caso de tener hijos, alimentarlos o cambiarlos de ropa para evitar interrupciones.

4.Evite retirarse y dejar la cámara vacía

En charlas largas y de más de cuatro personas es normal que alguno tenga que levantarse y deje la cámara vacía por un período de tiempo. Si existen emergencias durante la videollamada, es preferible desactivar la cámara y silenciar el micrófono, esto evitará que se registren escenas que puedan ser motivo de burlas entre los compañeros.

5. Identificación en la plataforma

La foto de perfil de la aplicación debe ser una parecida a la que se usa en la red Linkedin o las que se colocan en las hojas de vida. Además, se recomienda que el nombre que utilice el usuario al menos tenga un nombre, un apellido y las siglas de la empresa a la que representa.

6.Aspecto personal

La imagen que proyecta el empleado deber ser muy bien cuidada, tal y como si se asistiera a una reunión presencial. Se recomienda enfocarse en aquello que se observará a través de la cámara: peinado, camisa/ blusa adecuada, maquillaje, accesorios, etc.

Otro de los puntos que observan los expertos es cuidar la ropa que se utiliza de la cintura para abajo. Para que, en caso de levantarse en algún punto de la reunión, evitar burlas porque se usa pantalones de pijama o prendas no adecuadas para la ocasión.

7.Verificar el enfoque

La cámara debe enfocar adecuadamente el rostro, ni muy hacia arriba, ni muy hacia abajo, de manera frontal y centrada.

8.Evitar distracciones

Uno de los puntos claves en las reuniones es mostrar respeto. No es de buena educación digital realizar otras cosas mientras se está conectado. Hay que recordar, por ejemplo, que si utiliza Zoom, la otra persona también esta viendo a todos de forma simultánea.

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