Mantener la bandeja de correo electrónico organizada permite responder de forma más efectiva. Foto: Pixabay

Mantener la bandeja de correo electrónico organizada permite responder de forma más efectiva. Foto: Pixabay

Descrición
¿Te sirvió esta noticia?:
Si (2)
No (0)

consejos

Cinco consejos para limpiar tu bandeja de entrada

Redacción Guai Fai

Si tu correo electrónico se llena de mensajes poco relevantes seguro esta nota te va a interesar. Mantener tu bandeja de entrada organizada y al día es determinante para evitar que pierdas horas buscando los correos que son importantes para ti. 

¿Cuántos mensajes sin leer tienes ahora mismo en tu correo? , ¿son mensajes que tienen que ver con el trabajo, el colegio o la universidad?, ¿son mensajes que te envían amigos y familiares? Si la mayoría de tus ‘emails’ no tienen nada que ver con eso y son notificaciones y suscripciones a páginas que no has leído en mucho tiempo es hora de que dediques un tiempo a organizar tu cuenta.

1. Analiza de dónde vienen tus mensajes

consejo 1

Las notificaciones de redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram pueden ser un dolor de cabeza. Si a esto le sumas las promociones y suscripciones a un sinfín de páginas el resultado será una bandeja caótica y muy poco eficiente.

Con respecto a las redes sociales, es posible configurar los ajustes para evitar que lleguen las notificaciones. Este tipo de mensajes sirven para recordarte cumpleaños, avisarte de nuevos seguidores, personas con quienes puedes contactarte y darte un vistazo de lo que te has perdido. Pero, si visitas regularmente tus perfiles sociales en Internet, estas notificaciones pierden sentido.

Asegúrate de desactivar las notificaciones que no sean necesarias. Algunos servidores de correo electrónico tienen pestañas que te ayudan mejor a organizar este tipo de correos. Gmail, por ejemplo, envía automáticamente las notificaciones a una pestaña con ese nombre. Yahoo Mail, por otro lado, tiene la posibilidad de crear carpetas y agregar filtros para que los correos de Facebook, Twitter, Pinterest, YouTube y demás se vayan automáticamente a esa sección.


2. Retira la suscripción a sitios que ya no te interesan

consejo 2

Muchas páginas requieren de los usuarios una suscripción para poder acceder a las herramientas e información que ofrecen. Estas páginas, por lo general, utilizan las suscripciones para enviar anuncios y actualizaciones a sus bases de datos –no siempre con información de interés. De esta manera dicen “garantizar” que el servicio sea gratuito y no de pago. 

Otras suscripciones a ‘mailing’ son voluntarias. Páginas de noticias, sitios web con novedades, curiosidades, trucos y consejos pueden enviar semanalmente (en el mejor de los casos) un correo con la última información para que visites el sitio. Muchas de estas suscripciones no serán de tu interés por eso vale la pena deshacerse de ellas.

El portal de tecnología How To Geek ofrece una guía sencilla para lograrlo usando la herramienta de búsqueda en tu servidor de correo. Estos mensajes suelen tener un link o una instrucción para desuscribirse del mismo –al final y en letras muy muy pequeñas. Si buscas la palabra ‘unsuscribe’ se te desplegarán todos los correos que tengan esta opción en el mensaje. 

Ya los tienes ubicados. Ahora accede a esos links y simplemente retira la suscripción. Basta hacerlo una vez por cada sitio web. En algunos casos las páginas requerirán que envíes un correo electrónico con alguna frase o palabra clave en el asunto para retirarte de la lista de envío.


3. Conoce las funciones de tu servidor de correo electrónico


Video:YouTube. Cuenta: Yahoo Help

Esto ayudará a que seas más eficiente en el manejo de tus mensajes. La mayoría de servidores tienen funciones y herramientas similares que vale la pena que conozcas. Una de ellas es la bandeja de ‘Correo no deseado’ o ‘spam’. En la página de soporte técnico de Office explica que el filtro “evalúa los mensajes entrantes en función de varios factores, incluida la hora a la que se envió el mensaje y su contenido”.

Este filtro se puede personalizar y hacerlo más agresivo. Puedes clasificar los remitentes en seguros, restringidos, e incluso bloquear dominios internacionales. En los ajustes de privacidad y seguridad de cada servidor existen opciones para hacer más ligera la bandeja de entrada.

Otra de las herramientas de algunos servidores es la posibilidad de archivar, mutear y etiquetar mensajes según su importancia. La opción ‘Archivar’ envía los mensajes a una carpeta donde no te estorban pero los puedes encontrar. La opción de silenciar o ‘mutear’ es ideal para las cadenas o mensajes grupales con cientos de respuestas. Al igual que los mensajes archivados, no se eliminan pero ya no recibirás notificaciones de los nuevos correos.

Finalmente la herramienta de etiquedado es bastante útil para organizar y jerarquizar los correos. Si creas carpetas como ‘Familia’, ‘Trabajo’, ‘Cuentas’, o ‘Noticias’ será más fácil encontrar lo que necesitas. Estas carpetas también se pueden configurar para que los correos de ciertos remitentes vayan directamente a esa categoría sin necesidad de enviarlos manualmente.


4. Adquiere un buen sistema que gestione tus correos

consejos 4

Hoy en día te puedes encontrar con cientos de aplicaciones que te ayudan a gestionar tu correo electrónico de diferente forma. Solo debes escoger el que se adapta mejor a tus necesidades. Unibox, por ejemplo, organiza los ‘emails’ por remitente o destinatario y no por fecha. También te permite clasificar los contactos en categorías.

Otra opción interesante es Mailbox. Esta aplicación sirve para Mac,iPhone, iPad y Android y tiene un sinnúmero de posibilidades que resultan útiles para organizarte. Una de las características que ofrece es la de posponer un correo. Lo que hace es quitarte el correo de la vista hasta el día siguiente, dentro de una hora o la fecha que tú escojas.

La herramienta también analiza tus acciones y aprende a replicarlas. Por ejemplo si envías a la carpeta Archivo correos de un remitente con frecuencia, Mailbox lo hará de forma automática, no sin antes consultarlo contigo. 


5. Envía mensajes de forma eficiente

estudiante. Foto: Pixabay

Una de las mejores formas de evitarte cientos de correos innecesarios es mejorar la forma de enviarlos. Uno de los errores comunes es enviar en el asunto del mensaje un “hola”, o peor, enviar un mensaje sin asunto.

En términos de eficiencia esa descripción no te dirá nada sobre el mensaje y tendrás que entrar una y otra vez a cada correo para saber si es el que estabas buscando. Trata de ser muy informativo en el asunto y, en el mensaje, especificar si necesitas o no respuesta y quién debe enviarla.

Otro consejo es dedicarle 10 minutos al día a responder los mensajes pendientes. De esta forma tu correo se mantendrá actualizado y limpio y tendrás más tiempo para hacer cosas que te interesan.