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10 características de Microsoft Office 2016 que te encantarán

Computerworld / IDG

Para el usuario casual, las aplicaciones de Office 2016 –Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access y Publisher- no se verán muy diferentes de sus predecesoras. Pero no se equivoquen; el relanzamiento de la ‘suite’ del software insignia de Microsoft es una actualización importante, que ofrece una gran cantidad de funciones de colaboración que se integran más estrechamente con SharePoint y OneDrive que antes.

1. Coautoría en tiempo real

Office 2016. Foto: Computerworld / IDG

La capacidad de trabajar en el mismo documento de forma simultánea con tus compañeros llega a la versión de escritorio de la serie de Office 2016. Tú y tus colegas podrán escribir y editar documentos de Word y presentaciones de PowerPoint que estén guardados en SharePoint o OneDrive sin sobreescribir los cambios de los demás.

La escritura en tiempo real, una función que permite ver lo que los demás escriben, por ahora solo está disponible en Word. PowerPoint tiene la herramienta de coautoría, pero no la escritura en tiempo real.


2. Compartir documentos ahora es más fácil

Office 2016. Foto: Computerworld / IDG

Ahora podrás compartir tus documentos en Office 20016 gracias al botón ‘Compartir’ en el menú de opciones. Esta herramienta está disponible en Word, Excel y PowerPoint.

El botón permite compartir el acceso al documento con otras personas y sirve para hacer una gestión de los permisos así como ver quién está editando el trabajo. Al igual que con la coautoría, los documentos deben guardarse en SharePoint o OneDrive.


3. Envío de archivos grandes usando OneDrive

Office 2016. Foto: Computerworld / IDG

Si bien la posibilidad de enviar archivos grandes a otras personas a través de un URL privado no es algo nuevo, el hecho de que esta opción esté integrada a Office 365 resulta relevante desde el punto de vista de la productividad.

Los archivos adjuntos que se agregan a los correos electrónicos en Outlook son convertidos automáticamente en links donde los receptores del mensaje pueden descargar la información –asumiendo que ellos tienen una cuenta en OneDrive o SharePoint-. También se pueden revisar los ajustes para dar permisos de edición o simplemente adjuntar el archivo como una copia.


4. Historial de versiones antiguas de documentos

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¿Cometiste un error durante la edición de un documento, o borraste accidentalmente contenido y apenas te das cuenta? Para los archivos guardados en SharePoint y OneDrive Negocios (esto no funciona para OneDrive por el momento), Office 2016 te permite acceder a versiones pasadas de los archivos de Office directamente desde Word, Excel y PowerPoint.

Solo tienes que ir a Archivo>Historia para ver una lista de todas las versiones anteriores. Haz clic en la que deseas y cárgala en una ventana separada. La función también es útil para la revisión de los primeros borradores de documentos cuando se edita un archivo o se usa la función de coautoría.


5. Búsqueda inteligente

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Búsqueda Inteligente es una nueva característica que te permite destacar una palabra y, al seleccionar la opción en el menú del botón derecho del ratón, acceder a información relacionada sin tener que salir de Office.

Se puede usar para buscar el significado de una nueva palabra, o para ganar un poco de contexto con un término desconocido. Los resultados son mostrados por Bing y se cargan en un panel lateral dentro de su ventana de trabajo.


6. Respaldo para Office Groups 365 en Outlook

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La herramienta Grupos en Outlook 2016 se añadió en voz baja con el lanzamiento de Office 2016. Aunque se hizo poca mención de ella, la nueva función ofrece esencialmente una forma para eliminar las listas de distribución tradicionales o las cadenas de correo electrónico dentro de los equipos de trabajo - tanto en la oficina o en la casa.

Se puede crear un grupo para que los compañeros o amigos se unan. Cada grupo tiene su propia bandeja de entrada, calendario, repositorio de archivos compartidos y notas de OneNote integradas.


7. Nuevos gráficos

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Para los que sentían que la selección de gráficos en Office es aburrida, Microsoft ha añadido un montón de nuevas tablas a Excel que ayudarán a los usuarios a hacer un mejor trabajo a la hora de visualizar los datos financieros o jerárquicos.

Los nuevos gráficos que funcionarán en Word, Excel y PowerPoint son: Treemap, Cascada, Pareto, Histograma, Box and Whisker y Sunburst. Haz clic en los enlaces para ver cómo se ven y cómo usarlos.


8. Predicciones en Excel

Office 2016. Foto: Computerworld / IDG

Los ninjas de Excel podrán crear un pronóstico con base en los datos disponibles. Esta nueva opción está incrustada dentro de la función Tablas de Excel, por lo que es fácil generar proyecciones rápidas con un solo clic. Microsoft dice que la función utiliza el algoritmo estándar de la industria exponencial (ETS) para dar datos fiables.


9. Integración de Skype

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Una de las nuevas características que ofrece Office 2016 a sus usuarios es que ahora algunas aplicaciones de escritorio permiten a los usuarios saltar a una llamada de Skype desde Word o Excel. Puedes acceder a las distintas funciones de Skype, como la mensajería instantánea (IM), llamadas de voz o de video, así como compartir la pantalla sin tener que salir de tu ventana actual de trabajo.


10. Mejor integración entre dispositivos

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Por último, no hay duda de que Office 2016 representa un paso clave hacia adelante en un mundo de soporte multiplataforma con una integración más estrecha entre plataformas y aplicaciones.

Por supuesto, muchas de las funciones destacadas aquí requieren una suscripción a Office 365 ya sea para usar o explotar todos los beneficios de la ‘suite’ de aplicaciones. De todas formas, no hay duda de que las mejoras en la productividad y colaboración son tan buenas como cualquier argumento para considerar el uso de Office 365.