3 de abril de 2015 20:32

La factura electrónica, un reto para el usuario

Harmut Bock

La aplicación gratuita en Internet del portal Esdinamico, Factura Box, permite a sus usuarios archivar sus documentos de acuerdo a los rubros para la declaración de gastos personales. Foto archivo: Jenny Navarro/El Comercio

Compartir
valorar articulo
Descrición
Indignado 25
Triste 1
Indiferente 0
Sorprendido 1
Contento 10
Pamela García

Cerca de 7 619 empresas comenzaron a emitir comprobantes electrónicos desde el año pasado, lo que representa cerca de 391 millones de documentos tributarios digitales entregados hasta marzo, según el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Al ser este un servicio nuevo para el usuario, muchos contribuyentes aún no se han familiarizado con el sistema.
Carlos Vaca, un microempresario quiteño, tuvo problemas al realizar su declaración del Impuesto a la Renta ya que desconocía qué tipo de comprobantes debía presentar para su deducción de gastos personales. “Como me entregaron un papel similar a una factura me confundí. Preferí no poner las facturas electrónicas para mi declaración de gastos personales de este año”, señala Vaca.

El SRI indica que los únicos comprobantes autorizados por la institución tributaria como facturas electrónicas son los archivos con formato XML.

“Este es un documento encriptado (en código) por lo que los usuarios lo confunden o la eliminan cuando suele aparecer en su bandeja de entrada”, indica Javier Mendoza, ingeniero informático.

Ante esta preocupación de los usuarios, los proveedores de aplicaciones para la emisión de facturas electrónicas han desarrollado alternativas.

Jeyson Novoa, representante de la firma Provedatos, indica que uno de los beneficios que brindan a sus clientes es la entrega de comprobantes electrónicos, tanto en formato XML como en RIDE.

El RIDE (Representación Impresa de Documento Electrónico) consiste en una versión ilustrada de la factura electrónica idéntica al formato impreso. “Ahí podrá encontrar detalles como el porcentaje del IVA o el detalle de la compra igual a una factura común impresa”, señala Novoa.

Otras firmas solicitan a sus usuarios que descarguen sus documentos desde un portal.

Johanna Tiber, gerente de una firma privada, hizo un pedido a una pizzería de Quito y solicitó que le envíen a su domicilio. Al recibir la pizza, el conductor de la moto le entregó un recibo impreso. “Me dieron un papel con una clave, un usuario y un link para descargar mi factura en 24 horas. “Y si se me pierde”, se pregunta.

Para evitar situaciones como esta, una copia de la información que consta en el recibo también le llegará a su correo electrónico personal, donde podrá encontrar los datos para realizar su descarga y el link correspondiente hacia el portal web de la pizzería.

En relación a este punto, el SRI señala que este tipo de notificaciones impresas se utilizan para ayudar al contribuyente a familiarizarse con el proceso. “Estamos trabajando en una campaña de difusión que en el futuro desmotive el uso de papel”, señalan María José Casares, representante de comunicación del SRI.

Los negocios también envían las facturas electrónicas directamente al correo que proporcionan los clientes.

Carolina Rivera, licenciada en jurisprudencia, cuenta que diariamente recibe cerca de 300 correos. Esto le ha generado inconvenientes en el momento de mantener registro de sus documentos tributarios. “Tuve que abrir otra cuenta de correo donde ahora recibo mis facturas”, señala.

Esta es una alternativa para los usuarios, pero también existen aplicaciones que ofrecen alternativas prácticas.

La aplicación gratuita en Internet del portal Esdinamico, Factura Box, permite a sus usuarios archivar sus documentos de acuerdo a los rubros para la declaración de gastos personales. “Algunas facturas llegan al correo como spam. Por esa razón es importante contar con una cuenta específica para que estas no desaparezcan”, señala Harmut Bock, gerente general de la firma.

Los contribuyentes también han experimentado inconvenientes como la emisión de comprobantes erróneos o repetidos que llegan al correo electrónicos. En estos casos, el SRI señala que las facturas deberán ser anuladas mediante una nota de crédito. “En el caso de que el usuario evidencie la generación de comprobantes por servicios o bienes no recibidos debe ingresar una denuncia”, dijo el ente tributario.

Hace tres meses Rivera realizó una compra en un restaurante en Quito. Y a la hora de descargar su factura, un virus informático afectó el software de su computadora. “Perdí muchos documentos y el arreglo me costó cerca de USD 50”.

Mendoza señala que la presencia de amenazas virtuales no se puede evitar por lo que es indispensable instalar Firewalls (programas de protección de información). “Las facturas electrónicas utilizan servidores en la nube, y si un virus entra se puede generar la pérdida total de los documentos”, comenta el especialista.

Novoa dice que incluso en servidores físicos el ataque de virus es permanente. Es así que es importante contar con un servidor de respaldo y realizar controles constantes.

Las personas que no cuenten con un correo electrónico o que no sepan utilizar una computadora, aún pueden solicitar la factura impresa donde realice su compra, precisa el SRI.

Algunos consejos para considerar

Antivirus 

Mantenga actualizado el antivirus de su computadora para evitar daños y pérdidas.

Carpetas 

Es recomendable descargar a diario las facturas y almacenarlas en una carpeta.

Correo 

Los especialistas recomiendan crear una cuenta de correo única para las facturas.

Guarde

Recuerde que deberá almacenar sus facturas electrónicas por siete años. Cree un respaldo.

Descrición
¿Te sirvió esta noticia?:
Si (12)
No (2)