Registros de la Propiedad digitalizan su información

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Reds. Guayaquil, Cuenca, Sto. Domingo, Manta y Ecuador

Con una producción de 2 600 copias por hora, en tres turnos de trabajo, el proceso de digitalización de los archivos del Registro Municipal de la Propiedad de Guayaquil continúa.

Desde hace tres meses, 40 trabajadores de la firma Technodigital SA, que ganó una licitación, digitalizan 15 millones de documentos y 39 000 planos que forman parte del archivo, con libros desde 1851 hasta 1998. Los trámites a partir de esa fecha están digitalizados.

Así el Registro, que está bajo la tutela del Municipio porteño, trabaja en un plan intensivo de modernización. Solo en digitalización se invierten USD 2,1 millones, según Gina Delgado, gerenta del Registro Hasta el 2010, estas entidades estaban adscritas a la Función Judicial, pero desde la vigencia de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, el 31 de marzo de ese año, los 221 municipios del país asumieron dichas competencias.

En junio del 2011, Ivole Zurita se posesionó como registrador de Guayaquil. Desde entonces las metas iniciales fueron digitalizar la documentación y tener oficinas más funcionales. En octubre pasado inauguraron un edificio y aumentaron de 6 a 12 ventanillas.

La digitalización comprende 23 000 libros de un período de 147 años. Norma Calle, gerenta de proyectos de Technodigital SA, explica que trabajan con 2 escáneres con los que producen 60 000 imágenes por día.

Zurita dijo que pese a que bajó el costo de los servicios en septiembre pasado, el Registro genera USD 655 000 mensuales. Hay trámites que se hacen seguimiento por la web, se ha reducido el tiempo de entrega de los certificados.

En el caso de Quito, el Municipio asumió el Registro cuando este no tenía un sistema automatizado. Había folios sin conexión con el catastro del Cabildo. Actualmente, esa tarea está en una primera fase.

Durante los últimos tres años se hicieron algunas innovaciones. A través de la web se paga, se solicita certificados y consulta el estado de los trámites. La idea es evitar que la gente acuda a las ventanillas.

El Registro de Quito cuenta con un Data Center y Cuartos de Comunicación, para mejorar los tiempos de respuesta al buscar información.

Además, un Sistema de Radio Frecuencia localiza libros de forma fácil y evita que sean sacados de la entidad. Los escáneres tienen capacidad para procesar 50 000 hojas por día.

En Manta, el Registro está digitalizado desde el 2011 cuando el Municipio se hizo cargo. Desde el 2012 tiene el nombre de Empresa Pública Municipal Registro Propiedad.

"Las máquinas de escribir quedaron a un lado. Ahora trabajamos con 17 computadoras interconectadas. Eso facilita y agilita el trámite", dice la gerenta Betty Gorozabel. La entidad tiene documentos desde 1923.

Según Gorozabel, la digitalización les ha permitido, por ejemplo, reducir los tiempos de entrega de documentos. Hasta hace tres años un certificado de solvencia era entregado en 10 días. Ahora, toma dos días.

En Santo Domingo, el Registro usa el programa Folio Real, que permite archivar digitalmente todo lo que ingresa. Antes el sistema solo permitía registrar el número de un documento. Ahora también está el respaldo de ese papel.

Calixta Cabrera, la directora, dice que tienen computadoras de mayor capacidad de almacenamiento, nuevos programas informáticos e impresoras.

En Cuenca, la transferencia implicó digitalizar el archivo de 3 500 tomos desde 1830. Inició en enero del 2013 y demoró 10 meses, con tres escáneres de alta tecnología.

Según Claudio Crespo, director financiero, del anterior registrador solo recibieron los tomos y un archivo digital. Se creó una página web para que el usuario consulte su trámite.

En Ibarra (Imbabura), entre sus últimas innovaciones brinda el Certificado Registral Virtual Actualizado. Según Bayardo Benalcázar, el registrador, este servicio permite al usuario verificar vía Internet la situación de sus bienes. Para ello, se debe abrir una cuenta con usuario y clave.

Seis funcionarios digitalizan los 3 000 libros que hasta ayer constaban en este archivo desde 1930. Los trámites anteriores a este año reposan en los archivos del Banco Central. Actualmente, está digitalizado el 80% de los documentos.

El mejoramiento tecnológico, que incluyó un servidor Rack, redujo el tiempo en la entrega de trámites. Por ejemplo, un certificado desgravamen demora máximo dos días.

Además, se dispone de un servicio de mensajería celular para informar al cliente sobre el estado de su trámite.

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